不需要把建立
数据清单变为数据库只要执行了数据库操作例如查找、排序或分类汇总Microsoft Excel 2000就会自动认为你清单是
个数据库即清单中列被认为是数据库字段清单中列标记被认为是数据库字段名清单中每行被认为是数据库条记录
12.2.1 准备工作
如果你对数据库非常熟悉
或者使用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品可以跳过该小节建立
个数据库首先是要进行个好规划我们应该花些时间考虑数据库做什么用实现它最好思路方法是什么考虑处理数据类型和数量希望从数据库中收集什么信息等等然后考虑数据库字段有关它们选择位置安排名字等选择字段
为数据库选择字段是极其重要
它决定了在每个数据库记录中信息及数据库本身能力例如要决定在应收帐数据库中是否应包括公司名称、发票日期、金额等通用原则是根据要建立数据库将字段分得更细些例如要建立个客户欠款数据库可以定义下列字段:公司名称、地址、电话、欠款日期、欠款金额等等在建立字段时要根据当前和将来需要通常字段越多越灵活对于数据库中每个字段应该是唯用这种方式数据库记录也是唯
记录中每个字段将包含特有信息例如个属于该记录日期或时间在这种方式下字段和当前可存取记录确定了数据项唯性安排字段位置
字段名称构成数据库顶部
行因此它们必须安排在行连续每列中字段名称应该按逻辑顺序组织相似信息应该组织到起例如使用发票号、日期、公司名称作为相邻字段描述信息会使数据库更易于理解和使用命名字段
字段名称是数据库操作
标识成分Excel根据字段名称来执行排序和查找等数据库操作因此在选择字段名时应该慎重最好选择容易记忆字段名和命名区域和文件规则样数据库字段名字必须遵循以下规则:字段名只能是文字或文字公式(如="1992")字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值字段名可以使用1~255个
字段名必须是唯12.2.2 建立
个数据库当完成了对
个数据库结构设计后就可以在工作表中建立它了首先在工作表首行依次输入各个字段:员工姓名、地区、日期、产品名称、销售数量、销售金额、销售金额如图12-1所示当我们输入完字段后就可以在工作表中按照记录输入数据了
提示:字段名放在工作表
某行各相邻单元中也可以为字段名和尚未建立数据库记录建立个格式格式只是使数据库容易理解并不影响Excel对数据库进行操作12.2.3 输入数据
要加入数据至所规定
数据库内,有两种思路方法,种是直接键入数据至单元格内, 种是利用“记录单”输入数据使用“记录单”是经常使用思路方法其操作步骤如下:(1)在想加入记录
数据清单中选中任个单元格(2) 从“数据”菜单中选择“记录单”命令
屏幕上会出现个如图12-2对话框选择“确定”按钮出现图12-3对话框
在各个字段中输入新记录
值要移动到下个域中按［Tab］键当你输完所有记录内容后按[Enter]键即可加入条记录如此重复加入更多记录当你加完所有记录后选择“关闭”按钮我们就会看到在清单底部加入了新增记录如图12-4所示
我们也可以直接插入记录到数据库中
首先在现有记录中间插入空单元格然后键入记录数据；原来所输入数据库内容会自动下移要插入记录到现有数据库中可按照下列步骤执行:(1) 选定要插入记录
单元格在“插入”菜单中选择“单元格”命令在屏幕上出现个对话框(2) 选择“整行”
按下“确定”按钮我们就可以看到插入单元格输入记录内容到单元格中12.2.4 编辑记录
对于数据库中
记录我们可以采用在相应单元格上进行编辑也可以对记录单进行编辑其操作过程如下:(1) 选择数据清单中
任单元格(2) 从“数据”菜单中选择“记录单”命令
出现个记录单对话框(3) 查找并显示出要修改数据
记录编辑该记录内容(4) 选择“关闭”按钮退出12.2.5 删除
条记录对于数据库中不再需要
记录我们可以使用“删除”命令将其从数据库中删除使用记录单删除条记录操作步骤如下:(1) 选择数据清单中
任单元格从“数据”菜单中选择“记录单”命令出现个记录单对话框(2) 查找并显示出要删除
记录选择“删除”按钮出现个如图12-5确认对话框(3) 回答确认信息
按下“确定”按钮
注意:当我们使用数据记录单来删除数据时
不能通过“恢复”按钮或“取消”命令来恢复数据
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