使用Excel条件格式可以帮助您直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势

　　了解有关条件格式详细信息

　　在分析数据时您经常会问自己些问题如:

　　·在过去 5年利润汇总中有哪些异常情况?

　　·过去两年营销调查反映出哪些倾向?

　　·这个月谁销售额超过 ￥50,000?

　　·雇员总体年龄分布情况如何?

　　·哪些产品年收入增长幅度大于 10%?

　　·在大新生中谁成绩最好谁成绩最差?

　　条件格式有助于解答以上问题采用这种格式易于达到以下效果:突出显示所关注单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据条件格式基于条件更改单元格区域外观如果条件为 True则基于该条件设置单元格区域格式;如果条件为 False则不基于该条件设置单元格区域格式

　　注释　在创建条件格式时可以在工作表中引用其他单元格如“=FY2006!A5”但不能使用对于其他工作簿外部引用

　　使用双色刻度设置所有单元格格式

　　颜色刻度作为种直观指示可以帮助您了解数据分布和数据变化双色刻度使用两种颜色深浅程度来帮助您比较某个区域单元格颜色深浅表示值高低例如在绿色和红色双色刻度中可以指定较高值单元格颜色更绿而较低值单元格颜色更红

　　快速格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡上“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头然后单击“色阶”

　　

　　3、选择双色刻度

　　提示 悬停在颜色刻度图标上以查看哪个颜色刻度为双色刻度上面颜色代表较高值下面颜色代表较低值

　　高级格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡上“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头然后单击“管理规则”将显示“条件格式规则管理器”对话框

　　3、请执行下列操作的:

　　·若要添加条件格式请单击“新建规则” 将显示“新建格式规则”对话框

　　·若要更改条件格式请执行下列操作:

　　A 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应工作表或表

　　B 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”以临时隐藏对话框在工作表上选择新单元格区域然后选择“展开对话框”

　　C 选择规则然后单击“编辑规则” 将显示“编辑格式规则”对话框

　　4、在“选择规则类型”下单击“基于各自值设置所有单元格格式”

　　5、在“编辑规则介绍说明”下“格式样式”列表框中选择“双色刻度”

　　6、选择“最小值”和“最大值”类型请执行下列操作的:

　　·设置最低值和最高值格式 选择“最低值”和“最高值”

　　此时并不输入“最小值”和“最大值”

　　·设置数字、日期或时间值格式 选择“数字”然后输入“最小值”和“最大值”

　　·设置百分比格式 选择“百分比”然后输入“最小值”和“最大值”

　　有效值为 0 到 100请不要输入百分号

　　如果要按比例直观显示所有值则使用百分比值分布是成比例

　　·设置百分点值格式 选择“百分点值”然后输入“最小值”和“最大值”

　　有效百分点值为 0 到 100如果单元格区域包含数据点超过 8191 个则不能使用百分点值

　　百分点值可用于以下情形:要用种颜色深浅度比例直观显示组上限值(如前 20 个百分点值)用另种颜色深浅度比例直观显示组下限值(如后 20 个百分点值)这两种比例所表示极值有可能会使数据显示失真

　　·设置公式结果格式 选择“公式”然后输入“最小值”和“最大值”

　　公式必须返回数字、日期或时间值公式以等号 (=) 开头公式无效将使所有格式设置都不被应用最好在工作表中测试公式以确保公式不会返回值

　　注释

　　·“最小值”和“最大值”是单元格区域最小值和最大值请确保“最小值”小于“最大值”

　　·可以选择区别“最小值”和“最大值”类型例如可以选择“数字”最小值和“百分比”最大值

　　7、要选择颜色刻度“最小值”和“最大值”请单击每个刻度“颜色”然后选择颜色

　　如果要选择其他颜色或创建自定义颜色请单击“其他颜色”

　　选择颜色刻度将在“预览”框中显示出来

　　使用 3色刻度设置所有单元格格式

　　颜色刻度作为种直观指示可以帮助您了解数据分布和数据变化 3色刻度使用 3种颜色深浅程度来帮助您比较某个区域单元格颜色深浅表示值高、中、低例如在绿色、黄色和红色 3色刻度中可以指定较高值单元格颜色为绿色中间值单元格颜色为黄色而较低值单元格颜色为红色

　　快速格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡上“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头然后单击“色阶”

　　

　　3、选择 3色刻度最上面颜色代表较高值中间颜色代表中间值最下面颜色代表较低值

　　提示 悬停在颜色刻度图标上以查看哪个颜色刻度为 3色刻度

　　高级格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡上“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头然后单击“管理规则”将显示“条件格式规则管理器”对话框

　　3、请执行下列操作的:

　　·若要添加条件格式请单击“新建规则”将显示“新建格式规则”对话框

　　·若要更改条件格式请执行下列操作:

　　1、确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应工作表或表

　　2、也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”以临时隐藏对话框在工作表上选择新单元格区域然后选择“展开对话框”

　　3、选择规则然后单击“编辑规则”将显示“编辑格式规则”对话框

　　4、在“选择规则类型”下单击“基于各自值设置所有单元格格式”

　　5、在“编辑规则介绍说明”下“格式样式”列表框中选择“ 3色刻度”

　　6、选择“最小值”、“中点”和“最大值”类型请执行下列操作的:

　　·设置最低值和最高值格式 选择个“中点”

　　此时并不输入“最低值”和“最高值”

　　·设置数字、日期或时间值格式 选择“数字”然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”

　　·设置百分比格式 选择“百分比”然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”

　　有效值为 0 到 100请不要输入百分号

　　如果要按比例直观显示所有值则使用百分比值分布是成比例

　　·设置百分点值格式 选择“百分点值”然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”

　　有效百分点值为 0 到 100如果单元格区域包含数据点超过 8191 个则不能使用百分点值

　　百分点值可用于以下情形:要用种颜色深浅度比例直观显示组上限值(如前 20 个百分点值)用另种颜色深浅度比例直观显示组下限值(如后 20 个百分点值)这两种比例所表示极值有可能会使数据显示失真

　　·设置公式结果格式 选择“公式”然后输入“最小值”、“中点”和“最大值”

　　公式必须返回数字、日期或时间值公式以等号 (=) 开头公式无效将使所有格式设置都不被应用最好在工作表中测试公式以确保公式不会返回值

　　注释

　　·“最小值”、“中点”和“最大值”是单元格区域最小值、中点值和最大值请确保“最小值”小于“中点”中点值小于“最大值”

　　·可以选择区别“最小值”、“中点”和“最大值”类型例如可以选择“数字”最小值、“百分点值”中点和“百分比”最大值

　　·在许多情况下默认 50% 中点值效果最好但您可以根据自己需要调整这个默认值

　　7、要选择颜色刻度“最小值”、“中点”和“最大值”请单击每个刻度“颜色”然后选择颜色

　　如果要选择其他颜色或创建自定义颜色请单击“其他颜色”

　　选择颜色刻度将在“预览”框中显示出来

　　使用数据条设置所有单元格格式

　　数据条可帮助您查看某个单元格相对于其他单元格值数据条长度代表单元格中值数据条越长表示值越高数据条越短表示值越低在观察大量数据(如节假日销售报表中最畅销和最滞销玩具)中较高值和较低值时数据条尤其有用

　　快速格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头单击“数据条”然后选择数据条图标

　　

　　高级格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡上“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头然后单击“管理规则”将显示“条件格式规则管理器”对话框

　　3、请执行下列操作的:

　　·若要添加条件格式请单击“新建规则”将显示“新建格式规则”对话框

　　·若要更改条件格式请执行下列操作:

　　A 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应工作表或表

　　B 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框”以临时隐藏对话框在工作表上选择新单元格区域然后选择“展开对话框”选择规则然后单击“编辑规则”将显示“编辑格式规则”对话框

　　4、在“选择规则类型”下单击“基于各自值设置所有单元格格式”

　　5、在“编辑规则介绍说明”下“格式样式”列表框中选择“数据条”

　　6、选择“最短数据条”和“最长数据条”类型请执行下列操作的:

　　·设置最低值和最高值格式 选择“最低值”和“最高值”

　　此时并不输入“最短数据条”和“最长数据条”值

　　·设置数字、日期或时间值格式 选择“数字”然后输入“最短数据条”和“最长数据条”值

　　·设置百分比格式 选择“百分比”然后输入“最短数据条”和“最长数据条”值

　　有效值为 0 到 100请不要输入百分号

　　如果要按比例直观显示所有值则使用百分比值分布是成比例

　　·设置百分点值格式 选择“百分点值”然后输入“最短数据条”和“最长数据条”值

　　有效百分点值为 0 到 100如果单元格区域包含数据点超过 8191 个则不能使用百分点值

　　百分点值可用于以下情形:要用种数据条比例直观显示组上限值(如前 20 个百分点值)用另种数据条比例直观显示组下限值(如后 20 个百分点值)这两种比例所表示极值有可能会使数据显示失真

　　·设置公式结果格式 选择“公式”然后输入“最短数据条”和“最长数据条”值

　　公式必须返回数字、日期或时间值公式以等号 (=) 开头公式无效将使所有格式设置都不被应用最好在工作表中测试公式以确保公式不会返回值

　　注释

　　·请确保“最短数据条”值小于“最长数据条”值

　　·可以选择区别“最短数据条”和“最长数据条”类型例如可以选择“数字”最短数据条和“百分比”最长数据条

　　7、若要选择“最短数据条”和“最长数据条”颜色刻度请单击“数据条颜色”

　　如果要选择其他颜色或创建自定义颜色请单击“其他颜色”

　　选择数据条颜色将在“预览”框中显示出来

　　8、要在单元格中只显示数据条不显示数据值请选择“仅显示数据栏”

　　使用图标集设置所有单元格格式

　　使用图标集可以对数据进行注释并可以按阈值将数据分为 3到 5个类别每个图标代表个值范围例如在 3向箭头图标集中红色上箭头代表较高值黄色横向箭头代表中间值绿色下箭头代表较低值

　　快速格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头单击“图标集”然后选择图标集

　　

　　高级格式化

　　1、选择单元格区域或确保活动单元格在个表或数据透视表中

　　2、在“开始”选项卡上“样式”组中单击“条件格式”旁边箭头然后单击“管理规则”将显示“条件格式规则管理器”对话框

　　3、请执行下列操作的:

　　·若要添加条件格式请单击“新建规则”将显示“新建格式规则”对话框

　　·若要更改条件格式请执行下列操作:

　　A 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应工作表或表

　　B 也可以采用以下方式更改单元格区域:在“应用于”框中单击“压缩对话框” 以临时隐藏对话框在工作表上选择新单元格区域然后选择“展开对话框”

　　C 选择规则然后单击“编辑规则”将显示“编辑格式规则”对话框

　　4、在“选择规则类型”下单击“基于各自值设置所有单元格格式”

　　5、在“编辑规则介绍说明”下“格式样式”列表框中选择“图标集”

　　A 选择图标集默认为“ 3色交通灯(无边框)”图标个数以及各个图标默认比较运算符和阈值随图标集区别而区别

　　B 如果需要可以调整比较运算符和阈值每个图标默认取值范围是相同但您可以根据自己需要进行调整请确保阈值逻辑顺序为自上而下从最高值到最低值

　　C 请执行下列操作的:

　　·设置数字、日期或时间值格式 选择“数字”

　　·设置百分比格式 选择“百分比”

　　有效值为 0 到 100请不要输入百分号

　　如果要按比例直观显示所有值则使用百分比值分布是成比例

　　·设置百分点值格式 选择“百分点值”

　　有效百分点值为 0 到 100如果单元格区域包含数据点超过 8191 个则不能使用百分点值

　　百分点值可用于以下情形:要用种数据条比例直观显示组上限值(如前 20 个百分点值)用另种数据条比例直观显示组下限值(如后 20 个百分点值)这两种比例所表示极值有可能会使数据显示失真