IBM Records Manager 是管理企业电子和物理记录
整个生命周期(从创建到废弃)应用
它为各种应用(例如
电子邮件、文档管理、工作流程、图像和群件)提供生命周期记录保留管理还可以为受管理记录指定审计跟踪以通过使用 IBM Records Manager 来提供正确业务操作和记录保管凭证生命周期管理是 IBM Records Manager 最核心
功能模块用户通过 IBM Records Manager 定义和应用生命周期策略并通过生命周期操作来执行该策略生命周期管理本质是在规定长度时间内对经过各个生命周期阶段信息执行相应操作以及当信息生命周期结束时来执行生命周期策略中所定义废弃操作在 IBM Records Manager 8.5 版本中
增加了许多符合更严格记录管理规范标准新特性其中比较突出是并行生命周期阶段管理实现在同
生命管理准则内实现并行且独立生命周期阶段是 Department of Defense 5015.02 V3 强制标准为了符合更严格规范标准在 IBM Records Manager 8.5 版本中加入了此新特性在 IBM Records Manager 8.5 以前
版本中对于生命周期阶段管理都是单在定义生命周期准则时指定生命周期阶段都在都是串行只能全部处于同条时间轴内所有生命周期阶段都是前后时间顺序依赖关系不存在并行生命周期阶段当归档方案组件对象进入生命周期后依次进入所有生命周期阶段当信息生命周期结束时来执行生命周期策略中所定义唯废弃操作这样
设计局限性很大由于归档方案组件对象必须只配置唯生命周期准则不能满足并行生命周期阶段需求在其生命周期阶段完成并完成废弃操作后所有生命周期即告完成用户只能定义单生命周期阶段管理和单废弃操作在效率越来越重要
今天以前那种单所有阶段都要串行处理模式已经不再适用例如在传统生产企业中产品生命周期中活动是串行往往以市场分析开始然后是概念设计、工程设计和分析试验、详细设计、制造工程设计、工艺规划、工具准备、生产计划、采购、加工、装配、测试、包装、技术文件准备、安装和维护等等各个业务部门都要等前个生命周期阶段完成后才能进行自己相关流程并且整个生命周期只有唯废弃方案流程看似简单但是非常费时而且很大程度上浪费了资源而在现代生产企业中需要更优化流程重组强调更多并行处理以刚才流程为例重组后流程是在市场分析退出以后在各个业务部门沟通协作下概念设计、工程设计和分析试验都可以并行开始甚至工艺规划和生产计划都可以并行同步运作以往单模式可以转变为流程在多个时间轴上并行在区别分支上经历相应生命周期阶段并相互没有直接联系在每个时间轴上当分支上生命周期阶段均可执行自定义废弃处理方案在这种现代生命周期管理模式下不仅提高了各个业务部门效率而且也降低了成本节约了资源这种并行工程对生命周期管理产品提出了新需求即对并行生命周期阶段支持在最新发布
IBM Records Manager 8.5 版本中增加了对并行生命周期阶段支持通过个新生命周期管理定义“指令”来实现该新功能每个指令中定义系列彼此独立发生生命周期阶段指令的间生命周期阶段并没有直接相互关系用户可以通过配置包含多个指令生命周期准则实现记录同时通过并发多组生命周期阶段区别类型生命周期准则
限制什么是“指令”
IBM Records Manager 8.5 版本中引入了
个新生命周期管理定义“指令”每个指令中定义系列彼此独立发生生命周期阶段指令的间生命周期阶段并没有直接相互关系在缺省情况下所有生命周期准则拥有个默认指令用户可以通过配置包含多个指令生命周期准则实现记录同时通过并发多组生命周期阶段在添加指令时用户需要指定指令名称和废弃类型图 1. 并行生命周期
例如:
某招聘公司拥有若干简历记录
这些记录在归档的后会保留 1 个月用于公司内部自由编辑满 1 个月后只能由相关业务部门编辑在保留满 3 个月任何部门不能编辑并要将记录导出备份在记录自归档后所有业务部门均可以读取在日期满 12 个月后将被销毁分析后可以发现
需要有 2 条并行时间线来对记录进行生命周期管理条时间线用于定义公司内部对记录编辑权限变化即所有部门可编辑到只允许相关业务部门编辑生命周期阶段以及归档 3 个月后做“导出”废弃操作；另条时间线用于定义归档 12 个月后做“销毁”废弃操作通过定义 2 个指令进行并行时间周期管理两个并行生命周期相对独立并在生命周期阶段退出时各自进行预先设置废弃操作这些在 IBM Records Manager 8.5 的前版本是不能实现用户应用系统可以根据 IBM Records Manager 中相应记录生命周期阶段来进行相应权限管理和其它操作就此案例
用户可以在生命周期准则中设置以下指令并在每个指令中设置相应生命管理阶段指令1(废弃类型为导出):
阶段 1-1:生命周期阶段长度为 1 个月
在此生命周期阶段所有部门均可编辑简历记录阶段 1-2:生命周期阶段长度为 2 个月
在此生命周期阶段只有相关业务部门可以编辑简历记录在阶段阶段 1-2 退出时即归档 3 个月后将进行“导出”废弃操作指令2(废弃类型为销毁):
阶段 2-1:生命周期阶段长度为 12 个月
在此生命周期阶段所有部门均可读取简历记录在阶段阶段 2-1 退出时即归档 12 个月后将进行“销毁”废弃操作限制及注意事项:
在同
生命周期准则所有指令中“移交”和“销毁”这两张废弃类型是不能共存是互斥关系在添加“复查”废弃类型
指令时如果同生命周期准则中已经存在“移交”或“销毁”类型指令系统会提示警告信息用户确认后该指令是允许保存到生命周期准则中同
生命周期阶段只能存在个指令中不允许将其同时添加到多个指令在保存指令后
可以更改其名称或废弃类型表 1. 指令废弃类型
相互关系:移交 销毁 导出 复查
移交 允许 禁止 允许 警告
销毁 禁止 允许 允许 警告
导出 允许 允许 允许 允许
复查 警告 警告 允许 允许
生命周期搜索和阶段转换
本章节将以招聘公司记录管理
例子来介绍说明并行生命周期管理具体操作归档计划定义
该公司
结构在 IRM Records Manager 实现如图所示(下图是该公司视图详细定义)关系列表为:Root -> Series
Series -> File
File -> Folder
Folder -> Document
其中 Series/File/Folder 均是组件类型
定义其例子是该公司归档计划中区别层次分支节点 Document 是记录类型定义图 2. 归档计划
关系定义
生命周期管理定义
定义生命周期阶段
单击菜单管理 -> 生命周期管理 -> 生命周期阶段
来定义 3 个生命周期阶段LCP-INST1-1
LCP-INST1-2
LCP-INST2-1
其中
LCP-INST1-1 和 LCP-INST1-2 将被用于生命周期准则中第个指令而 LCP-INST2-1 将被用于其中第 2个指令图 3. 生命周期阶段定义
定义生命周期准则
新建生命周期准则:单击菜单管理 -> 生命周期管理 -> 生命周期准则
单击“添加”按钮来创建要被应用于简历记录管理生命周期准则如下图所示生命周期准则名称(L
e Cycle Code Name):LCC-HR-resume默认废弃类型(Default Disposal Type):导出
图 4. 生命周期准则定义
定义生命周期起点:单击菜单管理 -> 生命周期管理 -> 生命周期准则
选中当前生命周期准则单击“编辑”按钮在“生命周期准则－编辑”窗口中单击“生命周期日期”按钮
图 5. 定义生命周期起点
在“生命周期日期”窗口中
单击 Document 组件定义左边 + 图标Document 组件定义中所有
“日期”或“日期时间”类型字段将被列出这些字段都适用于定义为“有效生命周期日期”选中 L
e Cycle Code 所在行再单击“保存”按钮该字段即被定义为“有效生命周期日期”并显示在“有效生命周期日期”列中单击“关闭”按钮来关闭该窗口
在“生命周期准则－编辑”窗口中
在“阶段列表”中单击“添加”按钮将 LCP-INST1-1 和 LCP-INST1-2 生命周期阶段添加到默认指令中长度分别是 1 个月和 2 个月注意:
当前在“生命周期准则－编辑”窗口中所显示
废弃类型和生命周期阶段设置即是默认指令(缺省指令)设置情况在缺省情况下(生命周期准则中只有个指令)指令名称并不显示于生命周期准则编辑窗口中在生命周期准则中添加第 2个指令
在“生命周期准则－编辑”窗口中
单击“添加指令”按钮图 6. 添加新指令
图 7. 添加新指令
在“生命周期准则指令－新建”窗口中
设置新指令名称和废弃类型生命周期准则指令名称(L
e Cycle Code Instruction Name):INST2生命周期准则指令废弃类型(L
e Cycle Code Instruction Disposal Type):销毁单击“保存”按钮
回到“生命周期准则－编辑”窗口
用户会发现界面上增加了个名称为 INST2 选项卡该选项卡中内容即为新增加指令设置内容在“阶段列表”中单击“添加”按钮将 LCP-INST2-1 生命周期阶段添加到默认指令中长度是 12 个月在生命周期准则
编辑界面中并存指令以选项卡形式在界面上表现每当增加个新指令后将会新建出个选项卡来表示该新增指令此选项卡上名称即为并行指令名称而默认指令则以“ ParallelInst_1 ”名称显示图 8. 编辑生命周期准则
进行生命周期搜索和转换
以下是根据招聘公司
案例在区别时间点进行生命周期搜索和转换以实际数据介绍说明并行生命周期管理运行情况进入并行生命管理阶段
声明 2 个简历记录 resume-ZhangSan 和 resume-LiSi 均存放于 //Company/Series 1/File 1-1/Folder 1-1-1 路径按照以下字段值设置生命周期相关字段声明周期准则:LCC-HR-resume
Le Cycle Date:2009-06-01
根据上文中生命周期准则
设置可以预计到在以下各个时间点相应会进行生命周期阶段转换操作生命周期起点
生命周期起点后 1 个月
生命周期起点后 3 个月
生命周期起点后 12 个月
下文将在各个
时间点进行生命周期搜索操作并进行相应并行生命周期阶段转换操作当前时间:2009-06-01(生命周期起点)
介绍说明:该记录在指令 1 中将进入生命周期阶段 1-1
而在指令 2 中该记录将进入生命周期阶段 2-1 单击记录管理操作 -> 新建生命周期搜索
选中“选择要报告
项”为 Document 单击“执行”按钮并设置合理搜索范围在“批处理操作”表格中设置“任务名”字段
单击“运行”按钮
在“批处理操作列表”
“获取废弃候选值”类型任务列表中间隔单击“刷新”按钮直到该任务状态变为“已完成”单击“结果”按钮
以查看生命周期搜索结果从列表中可以确认
两个记录均有 2 个下候选阶段( Next Eligible Phase )分别是 LCP-INST1-1 和 LCP-INST2-1 而这两个生命管理阶段分别属于区别指令图 9. 生命周期搜索(当前时间:2009-06-01)
回到“批处理操作列表”窗口
选中该任务后单击“转换”按钮进行生命周期阶段转换记录即真正进入相应并行生命管理阶段在转换任务完成后从“浏览”菜单中查看其中个记录图 10. 记录
生命周期阶段
可以看到
该记录被设置了两个并行生命周期指令“ ParallelInstr_1 ”和“ INST2 ”在每个指令所对应生命周期阶段该记录已经分别进入“ LCP-INST1-1 ”和“ LCP-INST2-1 ”阶段注:简略起见
在以后时间点生命周期操作中将只描述生命周期搜索结果其它操作同前当前时间:2009-07-01(生命周期起点后 1 个月)
介绍说明:该记录在指令 1 中将进入生命周期阶段 1-2
而在指令 2 中该记录仍旧在生命周期阶段 2-1 中对 Document 进行生命周期搜索后
在该任务完成后单击“结果”查看生命周期搜索结果可以看到这 2 个记录将进入指令 1 中 LCP-INST1-2 生命周期阶段图 11. 生命周期搜索(当前时间:2009-07-01)
回到“批处理操作列表”窗口
选中该任务后单击“转换”按钮进行生命周期阶段转换记录即真正进入相应并行生命管理阶段在转换任务完成后从“浏览”菜单中查看其中个记录该记录
指令 1 中已经进入 LCP-INST1-2 生命周期阶段图 12. 记录
生命周期阶段
当前时间:2009-09-01(生命周期起点后 3 个月)
介绍说明:该记录在指令 1 中将退出生命周期阶段 1-2
进行指令 1 设置废弃处理而在指令 2 中该记录仍旧在生命周期阶段 2-1 中对 Document 进行生命周期搜索后
在该任务完成后单击“结果”查看生命周期搜索结果可以看到这 2 个记录将进入指令 1 中指定废弃操作进行“导出”处理图 13. 生命周期搜索(当前时间:2009-09-01)
对该生命周期搜索任务进行转换后
对应记录元数据等内容将以 XML 格式导出到指定位置当前时间:2010-06-01(生命周期起点后 12 个月)
介绍说明:该记录在指令已经历完所有生命周期阶段
而在指令 2 中该记录将退出生命周期阶段 2-1 并进行指令 2 设置废弃处理对 Document 进行生命周期搜索后
在该任务完成后单击“结果”查看生命周期搜索结果可以看到这 2 个记录将进入指令 2 中指定废弃操作进行“销毁”处理图 14. 生命周期搜索(当前时间:2010-06-01)
对该生命周期搜索任务进行转换后
对应记录将被从系统中删除常见问题分析介绍说明
生命周期转换任务状态为“已完成
但有
”请检查生命周期搜索
结果列表是否有冲突存在在“冲突”字段是否有记录字段值为“是”如果有冲突记录需要做以下分析和操作判断生命周期准则
并行生命周期阶段设置是否合理是否需要重新设置其中某些指令废弃类型根据情况从生命周期搜索
结果列表中移除冲突记录后再进行转换操作结束语
IBM Records Manager 是管理企业电子和物理记录
生命周期管理软件Software并行生命周期管理是 IBM Records Manager 8.5 最核心新特性的同个组件或记录例子都可以应用于多组并发生命周期阶段用户可以配置包含多个指令生命周期准则随着时间变化记录可以同时进入多个生命周期阶段本文结合例子详细描述了并行生命周期应用和管理
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